[1분 업무술] Chapter 8. 시간을 효과적으로 활용하는 법

[1분 업무술] Chapter 8. 시간을 효과적으로 활용하는 법

 

 

 실천포인트

 

Point 1. '수렴하는 일'은 혼자서 집중해서 하고 '발산하는 일'은 모두와 함께 편하게 한다.

Point 2. 과잉 품질을 피하고 결정 사항을 모두와 공유해 '전면 재수정'을 막는다.

Point 3. 빈 시간을 효과적으로 활용하기 위해 책이나 문서 등 사전 준비를 잊지 않는다.

 

결론. 수렴하는 일, 발산하는 일에 맞춰 방법을 바꾸고, 과잉 품질과 전면 재수정을 막으며 빈 시간을 활용한다.

 

 

 

 심층탐구

 

'다중 작업 multitasking' 으로 여러 업무에 공통적인 부분을 한 번에 처리하기 위해, 

업무를 작업별로 분해하고 같은 내용의 작업에 표시해 작업 관리표를 만든다.

 

시간을 효과적으로 활용하기 위해 업무를 정리하는 방법도 있다.

예를 들어 자료 조사하러 도서관에 갔을 때 다른 업무들과 관련된 조사도 한꺼번에 한다.

상사에게 확인을 받아야 한다면 여러 안건을 정리해 한 번에 보고한다.

이런 방식을 '다중 작업'이라고 부르는데, 이를 본격적으로 실천하기 위해서는 세 가지 단계가 필요하다.

 

1) 작업 단위로 분해한다.

 일련의 업무를 하나하나의 작업으로 분해한다. 조사, 계산, 상사와 의논, 작도, 문서 작성 등의 작업으로 분해나는 것이다.

2) 내용이 같은 작업에 표시를 한다.

업무는 달라도 내용이 같은 작업이 있으면 금방 알아볼 수 있도록 표시를 한다. 예를 들어 같은 '조사' 작업이라면 같은 표시를 해둔다.

3) 작업 관리표를 만든다

각 업무의 작업 흐름과 내용이 같은 작업을 금방 알 수 있도록 관리표를 작성한다.